La última década ha sido testigo de una profunda transformación en el mercado de la impresión en España, impulsada principalmente por la digitalización y la adopción de nuevas tecnologías. La creciente popularidad de dispositivos móviles, la nube y el software como servicio (SaaS) ha reducido drásticamente la necesidad de imprimir documentos físicos. Además, la optimización de los procesos empresariales, la implementación de sistemas de gestión documental electrónicos y el auge del comercio electrónico han contribuido a un descenso generalizado en el volumen de impresión. Este cambio ha sido favorecido por la mayor conciencia ambiental y la búsqueda de soluciones más sostenibles y eficientes.
Beneficios de la gestión documental
Pasar del concepto tradicional de impresión a la gestión documental ofrece numerosas ventajas a organizaciones de cualquier tamaño. Por ejemplo, si de lo que habla es de eficiencia y productividad, los sistemas de gestión documental permiten localizar documentos de una forma más rápida y precisa y automatizar procesos rutinarios (reduciendo considerablemente los errores y permitiendo a los empleados centrarse en tareas estratégicas), además de que facilita el trabajo en equipo, posibilitando a varios usuarios acceder y editar documentos de forma simultánea y desde cualquier lugar con conexión a internet. Al poder integrarse con otras aplicaciones empresariales, como los sistemas de correo electrónico, los ERP o los CRM, se mejora la eficiencia y la colaboración.
Pasar del concepto tradicional de impresión a la gestión documental ofrece numerosas ventajas a organizaciones de cualquier tamaño
La gestión documental también conlleva un ahorro sustancial. Menos espacio físico para archivos, menor consumo de papel y tinta, y procesos más eficientes gracias a la automatización son solo algunos de los beneficios de un modelo que, además, garantiza la seguridad de los datos con cifrado y controles de acceso, facilita el cumplimiento de normativas y protege la información ante desastres gracias a las copias de seguridad.
Además, es clave para la sostenibilidad. Al reducir el consumo de papel y energía, apoya la economía circular, mejora la imagen corporativa y atrae a unos clientes cada vez más preocupados y conscientes de la importancia de proteger el medio ambiente.
El papel “no ha muerto”
No obstante, a pesar de la era digital, la impresión sigue siendo fundamental en numerosos sectores. Desde la industria (fabricación, automoción, aeroespacial, construcción) hasta el comercio, la educación, la salud y el gobierno, la impresión se utiliza para crear una amplia variedad de materiales, desde etiquetas y manuales hasta libros, informes y documentos oficiales.
¿Su futuro? Éste es prometedor, más si se tiene en cuenta que la personalización a gran escala, la impresión 3D y la inteligencia artificial permitirán crear productos innovadores y personalizados, mientras que el uso de materiales ecológicos y procesos eficientes garantizará un futuro más sostenible.
En definitiva, la integración de la impresión en la gestión documental es un paso fundamental para optimizar los procesos empresariales, reducir costes y mejorar la productividad. Al digitalizar los documentos y utilizar herramientas de gestión documental, las empresas pueden aprovechar los beneficios de la tecnología para gestionar su información de manera más eficiente y segura.
